第19章 其他礼仪常识 (2)(2/2)

写信者签名。应在祝词之后另起一行，书写于右下方，宜写全名。如今，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈”等，以表示对受信者的尊重。

22.传真使用礼仪

在利用传真对外通讯联络时，必须注意下述四个方面的礼仪问题。

1.自己单位所用的传真机号码，应正确无误地告诉自己重要的交往对象。

2.对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先向对方通报一下。这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。

3.发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。

4. 在使用传真时，必须牢记维护个人、集体、国家的形象问题，必须处处不失礼数。

在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。

出差在外，若有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须以礼相待。

发送传真最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真要及时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。

23.电子邮件礼仪

现代生活中电子邮件的使用越来越广泛，也给人们带来了工作和生活上的很大方便，但在使用电子邮件时应注意必要的礼仪。基本上应把电子邮件当成一般书信来对待是一个重要的原则。以下归纳出几点使用电子邮件时应注意的礼仪供读者参考。

1.最好将自己的中文名字与英文名字同时写出，如陈大同(jack chen)，这样对方才好分辨你是哪位。同时，有时由于系统不同，中文到了对方计算机中有时可能变成乱码，如果你附上英文名字，对方至少能知道是你寄来的。

2.名字应该尽可能使用真实姓名，若只使用英文名字，应该尽可能将中文姓名亦加入英文姓名中，以免很多人英文名字都一样不易分辨。

3.每一封信件应有一个主题词，且主题词应尽量与内文相关，如此收信者也比较便于管理。

4.寄出之前，应检查一下打出的字是否正确。

5.回信的标题若与内容不符，应该加以修改或重新命名。

6.回信时可引用原信内容，让读者了解前后关系，但最好以一次为限。当同一件事需要往返洽谈多次时，如每次回复时总保留原信内容，最后信件会变得很长，且浪费信箱的空间。

7.避免批评或生气的语句。请记住，这些邮件一经发送就难以挽回，所以在寄信前一定要先确认信中内容是否妥当。如果不太确定，可以先将邮件储存，以后再决定是否要寄出。 8.如果对方正等你的邮件，邮件寄出后应电话告知对方邮件已经寄出。